Privacy beleid van Tandemtocht Keistad

AVG Protocol voor TandemTocht Keistad

 

Referentie 2018-AVG-protocol
Versie, datum 1.0 Juli 2018
Status Vastgesteld in bestuursvergadering d.d. 6-11-2018
Auteurs Martin Wubbe
Bron 2018-AVG-protocol, versie1, 17 April 2018. Partin

Dossier

In dit dossier is vastgelegd hoe de Stichting TandemTocht Keistad omgaat met de aan haar toevertrouwde (persoons)gegevens, met welke instanties de gegevens worden gedeeld en waarom, en hoe hiervoor de toestemming van de betrokkenen is geregeld.

Ook is de privacyverklaring van de Stichting in dit dossier opgenomen, en staat beschreven hoe de privacyverklaring onder de aandacht wordt gebracht van allen die met de Stichting van doen hebben.

Systemen

De Stichting TandemTocht Keistad hanteert de volgende systemen voor de vastlegging van persoonsgegevens:

  1. Spreadsheet deelnemers en vrijwilligersadministratie: de volgende persoonsgegevens:
-Aanmelddatum

-Voorletters:

-Voorvoegsel:

-Voor- en achternaam:

-Adres:

-Postcode:

-Woonplaats:

-Emailadres:

-Telefoonnummer

B. Spreadsheet sponsoren: de volgende persoonsgegevens:

-Aanmelddatum

-Naam contactpersoon:

-Naam bedrijf of organisatie:

Van het bedrijf / organisatie:

-Adres:

-Postcode:

-Woonplaats:

-Emailadres:

-Telefoonnummer

Beheer

De beide spreadsheets worden lokaal beheerd op een PC door de secretaris.

Deze bestuurder maakt iedere maand een back-up van de systemen. De back-up staat op een losse schijf die zij bewaart in een afsluitbare lade.

De hier genoemde persoonsgegevens worden gehost op een cloud server van Google Drive. Deze gegevens zijn alleen benaderbaar door de bestuursleden.

Nieuwe deelnemers, vrijwilligers en donateurs melden zich aan bij de secretaris.

Deze bestuurder verwerkt de aanmeldingen in de verschillende spreadsheets. Iedere persoon die zich aanmeldt wordt er automatisch in kennis van gesteld dat bij afmelding zijn gegevens nog vier jaar in het systeem worden bewaard. Hiermee moet hij/zij zich akkoord verklaren.

Afmeldingen komen eveneens binnen bij het secretariaat.

De afmeldingen worden eveneens wekelijks verwerkt door deze bestuurder.

Afmeldingen worden nog 4 jaar in het systeem bewaard. Daarna worden de gegevens van betrokkene uit het systeem verwijderd.

Wanneer een deelnemer, vrijwilliger of donateur zich aanmeldt via het aanmeld formulier op de website dan wordt de invuller gewezen op de privacyverklaring en hij of zij dient daar dan expliciet mee akkoord te gaan. Dat gebeurt door diegene te verplichten een vinkje te zetten bij de zinsnede dat men akkoord gaat en door een link naar de verklaring op te nemen in het aanmeldformulier.

De website is voorzien van het SSL-certificaat

Toezichthouder

De Stichting heeft geen aparte toezichthouder. Gezien de grootte van de Stichting en de bestanden wordt dat niet noodzakelijk geacht. De privacytaak ligt bij de secretaris.

De persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt door mensen van de Stichting TandemTocht Keistad. Er vindt geen uitwisseling van deze gegevens met derden plaats.

Privacyverklaring

De Stichting TandemTocht Keistad legt gegevens vast zoals naam, adres, woonplaats, emailadres en overige gegevens die noodzakelijk zijn voor de deelname als deelnemer, vrijwilliger of donateur. Wij verstrekken uw gegevens niet aan andere partijen.

Uw (email)adres wordt uitsluitend gebruikt om informatie te sturen die onze stichting betreffen in het kader van een te houden tandemtocht, zoals verzoeken tot aanmelding, verzoeken tot betaling, laatste wijzigingen etc.

Uw gegevens worden alleen gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen. De verstrekker van de gegevens heef recht op inzage ervan.

U kunt zich te allen tijde afmelden als potentiele deelnemer, vrijwilliger of donateur. Stuur daarvoor een mail aan info@tandemtochtkeistad.nl

Ook adreswijzigingen en andere wijzigingen kunt u doorgeven aan ons secretariaat (dus dit e-mail adres).

De Stichting TandemTocht Keistad zorgt voor een goede en passende beveiliging (zowel technisch als fysiek) van de aan haar toevertrouwde persoonsbestanden.

Wanneer op de een of andere wijze de persoonsgegevens van deelnemers, vrijwilligers en/of donateurs op straat komen te liggen (bijv. als gevolg van diefstal of verlies) dan zal dat direct worden gemeld bij de autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/beveiliging/meldplicht-datalekken).

Diversen

Foto’s

Voordat  herkenbare foto’s (of beeldmateriaal) met naam en toenaam op de website worden gepubliceerd zal eerst toestemming aan betrokkenen worden gevraagd.

Foto’s die in een openbare ruimte/openbare gelegenheid gemaakt zijn kunnen worden gepubliceerd, tenzij iemand expliciet heeft aangegeven dat niet te willen.

Bij twijfel zal altijd toestemming worden gevraagd aan de desbetreffende persoon.

Bestuursbesluiten rondom de AVG

Het bestuur heeft d.d. 6-11-2018 het Privacybeleid incl.het privacy protocol vastgesteld.